Conditions générales d’utilisation et de service

1. Objet et définitions

Delegalis met à la disposition du Client une plateforme en ligne pour lui confier la préparation et le dépôt de formalités d’entreprise, notamment auprès du Guichet unique de l’INPI, et pour en suivre l’avancement (le « Service »).

• « Compte » : accès nominatif d’un utilisateur du Client à la plateforme ;
• « Dossier » : ensemble des informations et pièces transmises pour une formalité ;
• « Formalité » : acte accompli par Delegalis pour le compte du Client sur la base du Dossier ;
• « Débours » : frais officiels avancés par Delegalis pour le compte du Client (greffe, INPI, annonce légale…).

2. Accès à la plateforme et Comptes

L’accès est réservé aux professionnels. Les Comptes sont créés par Delegalis ou par invitation d’un administrateur du cabinet du Client. Chaque Compte est nominatif et personnel ; les identifiants ne doivent pas être partagés.

Le Client désigne en son sein un ou plusieurs administrateurs, qui gèrent les utilisateurs et leurs droits. Le Client est responsable des actions effectuées depuis ses Comptes et doit informer Delegalis sans délai de toute utilisation non autorisée.

Delegalis peut suspendre un Compte en cas d’usage contraire aux présentes conditions ou de risque pour la sécurité de la plateforme.

3. Description des prestations

Delegalis prépare les formalités à partir des informations et pièces fournies par le Client, les saisit et les dépose auprès du Guichet unique de l’INPI, et informe le Client de leur avancement. Les étapes qui supposent l’intervention personnelle du Client ou de ses mandants (signature, paiement des frais officiels selon les modalités du Guichet unique) restent soumises aux règles du Guichet unique.

Delegalis n’exerce aucune activité de consultation juridique ni de rédaction d’actes au profit des clients du Client : le Client demeure seul responsable de ses conseils, du choix et du contenu de la formalité, de l’exactitude et de la complétude des informations transmises, et du respect de ses propres obligations professionnelles et réglementaires, notamment en matière d’identification de ses clients et de lutte contre le blanchiment.

Les délais de traitement communiqués sont indicatifs. Ils dépendent notamment de la complétude du Dossier, de la réactivité du Client et du fonctionnement des services de l’administration, que Delegalis ne maîtrise pas.

4. Obligations du Client

• transmettre des informations exactes, à jour et des pièces lisibles, dans les formats acceptés par la plateforme ;
• disposer des pouvoirs et mandats nécessaires pour confier la formalité à Delegalis au nom de ses propres clients ;
• s’assurer qu’il dispose d’une base légale pour transmettre à Delegalis les données personnelles contenues dans les Dossiers et avoir informé les personnes concernées ;
• ne déposer aucun contenu illicite, ni aucun document sans rapport avec une formalité ;
• respecter la sécurité de la plateforme : ne pas tenter d’accéder à des données d’autres clients, ne pas perturber le service.

5. Prix, facturation et paiement

Les prestations sont facturées à l’acte, en euros hors taxes, selon le tarif communiqué au Client sur la plateforme ou convenu avec lui. Les Débours sont refacturés en sus, au coût réel, sur justificatif. La TVA est ajoutée au taux en vigueur.

Les factures sont émises depuis la plateforme et payables par virement bancaire, dans un délai de 30 jours à compter de la date de facture, sauf échéance différente indiquée sur la facture, à l’adresse bancaire indiquée sur la facture.

En cas de retard de paiement, des pénalités sont exigibles de plein droit, sans rappel, au taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce), sans préjudice d’une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

Delegalis peut suspendre le traitement des Dossiers du Client en cas de facture échue et impayée, après mise en demeure restée sans effet.

6. Responsabilité

Delegalis est tenue d’une obligation de moyens. Elle n’est pas responsable des conséquences d’informations ou de pièces inexactes, incomplètes ou tardives transmises par le Client, des décisions des administrations (rejet, demande de régularisation, délais), ni des indisponibilités des services tiers dont dépend la formalité.

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de Delegalis est limitée aux dommages directs, certains et prévisibles, et ne saurait excéder le montant hors taxes facturé au Client pour la Formalité à l’origine du dommage. Delegalis n’est pas responsable des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, de clientèle, d’opportunité…).

Rien dans les présentes ne limite les responsabilités qui ne peuvent l’être en application de la loi.

7. Traitement des données pour le compte du client (article 28 RGPD)

La présente section constitue l’accord de sous-traitance prévu par l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) entre le Client, responsable de traitement, et Delegalis, sous-traitant. Elle s’applique aux données personnelles que le Client dépose dans les Dossiers. Pour les données des utilisateurs de la plateforme, Delegalis est responsable de traitement (voir la politique de confidentialité).

7.1 Objet et durée

Delegalis traite les données personnelles contenues dans les Dossiers pour la seule exécution du Service décrit à l’article 3. Le présent accord produit effet à compter de l’acceptation des conditions et dure aussi longtemps que Delegalis traite des données pour le compte du Client, jusqu’à leur restitution ou leur suppression (article 7.9).

7.2 Nature et finalité du traitement

Le traitement consiste à héberger, consulter, saisir, transmettre au Guichet unique de l’INPI et conserver les informations et pièces nécessaires à la réalisation des formalités et à leur suivi. Sa finalité est la réalisation des formalités confiées par le Client. Aucune autre finalité n’est poursuivie par Delegalis pour ces données.

7.3 Catégories de données et de personnes concernées

• personnes concernées : dirigeants, associés, mandataires, bénéficiaires effectifs et représentants des sociétés faisant l’objet de la formalité, clients du Client et, le cas échéant, leurs proches (conjoint, ascendants) lorsque la formalité l’exige ;
• données : identité et état civil (nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité), coordonnées, adresse du domicile, copies de pièces d’identité, justificatifs de domicile, situation matrimoniale lorsque la formalité l’exige, informations relatives aux sociétés (dénomination, capital, siège, composition du capital et des organes de direction) et, lorsque la formalité l’exige, numéro de sécurité sociale ;
• le Client s’interdit de transmettre des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD qui ne seraient pas strictement nécessaires à la formalité.

7.4 Obligations de Delegalis

Delegalis s’engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, les présentes conditions et l’usage normal du Service constituant ces instructions, y compris en cas de transfert hors Union européenne, sauf obligation légale ; elle informe le Client si elle estime qu’une instruction viole la réglementation ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient soumises à une obligation de confidentialité et formées à la protection des données ;
• ne pas utiliser les données pour son propre compte, ni les communiquer à des tiers hors des cas prévus par le présent accord ou imposés par la loi ;
• tenir un registre des activités de traitement effectuées pour le compte du Client ;
• coopérer avec les autorités de contrôle.

7.5 Sous-traitants ultérieurs

Le Client donne à Delegalis une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs, dans les catégories suivantes : prestataire d’hébergement de l’application (France), prestataire d’hébergement de base de données et de fichiers (région Paris, Union européenne) et prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels. La liste nominative de ces sous-traitants ultérieurs est fournie au Client sur demande à contact@delegalis.fr.

Delegalis impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord, et demeure responsable à l’égard du Client de leur exécution. Elle informe le Client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur ; le Client dispose de quinze jours pour s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données. À défaut d’accord, le Client peut résilier le Service sans pénalité.

Aucun transfert de données vers un pays hors Union européenne n’est opéré sans garanties appropriées prévues par le RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types).

7.6 Sécurité

Delegalis met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des risques (article 32 du RGPD), notamment : chiffrement des échanges, cloisonnement des données entre clients, contrôle des droits d’accès à chaque fichier, authentification des utilisateurs avec session chiffrée, accès restreint et journalisé du personnel, journalisation des actions, purge programmée des dossiers et effacement définitif des pièces supprimées. Ces mesures sont réexaminées régulièrement.

7.7 Violation de données

Delegalis notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les données du Client, par e-mail à l’adresse de l’administrateur du cabinet, sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de respecter ses propres obligations de notification. La notification décrit, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées.

7.8 Assistance au Client

Compte tenu de la nature du traitement, Delegalis aide le Client, par des mesures appropriées, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité). Si une personne s’adresse directement à Delegalis, celle-ci la renvoie vers le Client ou lui transmet la demande, sans y répondre elle-même. Delegalis assiste également le Client pour la sécurité, la notification des violations, les analyses d’impact et les consultations préalables de l’autorité de contrôle, dans la mesure où elle dispose des informations utiles.

7.9 Sort des données en fin de contrat

À la fin du Service, ou à tout moment sur demande écrite du Client, Delegalis restitue les documents du Dossier disponibles sur la plateforme ou, au choix du Client, les supprime. À défaut d’instruction, les données sont supprimées au plus tard 12 mois après la fin du contrat. Les pièces supprimées par un utilisateur sont conservées 30 jours en corbeille, puis effacées définitivement. Delegalis peut conserver les données qu’une obligation légale lui impose de garder (notamment la facturation), pour la durée requise et sans autre usage.

7.10 Audit

Delegalis met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent article. Le Client peut, au plus une fois par an (sauf violation avérée), faire réaliser un audit par un auditeur indépendant tenu au secret, après un préavis écrit d’au moins trente jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber le fonctionnement du Service ni porter atteinte aux données des autres clients. Les frais d’audit sont à la charge du Client, sauf manquement grave constaté.

8. Données des utilisateurs de la plateforme

Pour la gestion des Comptes, de la facturation et de la sécurité, Delegalis agit en qualité de responsable de traitement. Les informations sur ces traitements, les durées de conservation et l’exercice des droits figurent dans la politique de confidentialité, accessible à tout moment depuis la plateforme.

9. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre partie auxquelles elle a accès dans le cadre du Service, pendant la durée du contrat et cinq ans après son terme, sauf divulgation imposée par la loi ou une autorité. Delegalis veille à ce que son personnel et ses sous-traitants respectent cette obligation ; elle ne consulte les Dossiers que pour les besoins du Service, de l’assistance ou de la sécurité.

10. Propriété intellectuelle

La plateforme et ses éléments demeurent la propriété de Delegalis. Le Client dispose d’un droit d’usage personnel, non exclusif et non transmissible, pour la durée du contrat. Les documents et données déposés par le Client lui appartiennent, ainsi qu’à ses clients ; il concède à Delegalis le droit de les utiliser dans la seule mesure nécessaire à l’exécution du Service.

11. Disponibilité et évolution du Service

Delegalis s’efforce de maintenir la plateforme accessible en continu, sans garantie d’absence d’interruption, notamment pour maintenance ou incident. Elle peut faire évoluer les fonctionnalités du Service. Elle prévient le Client, dans un délai raisonnable, de toute évolution ayant un effet substantiel sur ses conditions d’usage.

12. Durée et résiliation

L’accès à la plateforme est conclu pour une durée indéterminée. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment, par écrit, moyennant un préavis de 30 jours. Les Formalités en cours à la date de résiliation sont menées à leur terme, sauf demande contraire du Client, et restent facturables.

En cas de manquement grave d’une partie non corrigé dans un délai de quinze jours après mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts.

Les dispositions qui, par nature, doivent survivre à la fin du contrat (paiement, responsabilité, confidentialité, sort des données) demeurent applicables.

13. Modification des conditions

Delegalis peut modifier les présentes conditions. La date de version figure en tête du document. En cas de nouvelle version, les utilisateurs sont invités à l’accepter à leur prochaine connexion ; l’usage continu du Service après acceptation vaut accord sur la nouvelle version. Les formalités déjà confiées restent soumises à la version applicable au moment de leur dépôt.

14. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties s’efforcent de résoudre à l’amiable tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution. À défaut, le litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Foix, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

15. Contact

Pour toute question relative aux présentes conditions : contact@delegalis.fr. Éditeur : DLGAL, 1 impasse Devant le Fort, 09100 Pamiers.