Politique de confidentialité
Version du 5 octobre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles Delegalis traite, pourquoi, combien de temps, et quels sont vos droits. Elle distingue deux situations : les données des utilisateurs de la plateforme, dont Delegalis est responsable de traitement, et les données des clients des cabinets contenues dans les dossiers, que Delegalis traite en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Qui est responsable de vos données ?
DLGAL, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), SIREN 107 749 632, dont le siège est situé 1 impasse Devant le Fort, 09100 Pamiers (« Delegalis »).
Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@delegalis.fr.
Délégué à la protection des données : aucun délégué n’est désigné ; pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@delegalis.fr.
Deux rôles distincts
Responsable de traitement : comptes utilisateurs
Pour les données des personnes qui utilisent la plateforme (collaborateurs et administrateurs des cabinets clients), Delegalis décide des finalités et des moyens du traitement : elle en est responsable de traitement.
Sous-traitant : données des dossiers
Les cabinets déposent des pièces et des informations concernant leurs propres clients et les dirigeants, associés ou mandataires des sociétés concernées (pièces d’identité, justificatifs de domicile, informations d’état civil…). Pour ces données, le cabinet est responsable de traitement et Delegalis agit uniquement sur ses instructions, en qualité de sous-traitant. Les engagements de Delegalis à ce titre figurent à la section « Traitement des données pour le compte du client (article 28 RGPD) » des conditions générales d’utilisation et de service.
Données des comptes utilisateurs
Données traitées
- identité professionnelle : nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, cabinet de rattachement, rôle et droits dans le cabinet ;
- données de connexion : identifiant, mot de passe (conservé sous forme protégée, jamais en clair), date de dernière connexion, adresse IP et navigateur au moment de l’acceptation des conditions ;
- données d’usage nécessaires au service : dossiers déposés, messages échangés avec Delegalis, factures et paiements du cabinet ;
- journal d’activité : actions effectuées sur la plateforme (connexion, dépôt, modification, téléchargement…), conservées à des fins de sécurité et de preuve ;
- suivi des e-mails de service : statut de remise des messages envoyés par la plateforme (remis, refusé, signalé comme indésirable).
Finalités et bases légales
- créer et administrer les comptes, authentifier les utilisateurs et gérer les droits : exécution du contrat ;
- réaliser les formalités confiées, assurer le suivi des dossiers et la messagerie : exécution du contrat ;
- établir les devis et factures, suivre les paiements, tenir la comptabilité : exécution du contrat et obligation légale ;
- envoyer les e-mails de service (invitation, réinitialisation du mot de passe, avancement des dossiers, messages) : exécution du contrat ;
- assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les abus, conserver une trace des actions : intérêt légitime de Delegalis ;
- répondre aux demandes d’assistance et améliorer le service : intérêt légitime de Delegalis ;
- respecter les obligations légales et répondre aux demandes des autorités compétentes : obligation légale.
Delegalis ne revend aucune donnée, ne les utilise pas à des fins de prospection par des tiers et ne procède à aucune décision automatisée produisant des effets juridiques.
Qui peut accéder aux données ?
- le personnel habilité de Delegalis, dans la limite de ses besoins ;
- les autres utilisateurs de votre cabinet, selon les droits attribués par l’administrateur du cabinet ;
- le Guichet unique de l’INPI et les autorités compétentes, pour les informations nécessaires à la formalité confiée ;
- les prestataires techniques de Delegalis (sous-traitants), par catégories : prestataire d’hébergement de l’application (France), prestataire d’hébergement de base de données et de fichiers (région Paris, Union européenne) et prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels ;
- les autorités judiciaires ou administratives, lorsque la loi l’impose.
Ces prestataires n’agissent que sur instruction de Delegalis et sont tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité. La liste nominative de ces sous-traitants ultérieurs est fournie aux cabinets clients dans l’accord de traitement des données, ou sur demande à contact@delegalis.fr.
Hébergement et transferts hors Union européenne
L’application est hébergée en France. La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne, en région Paris. Les e-mails de service sont acheminés par un prestataire d’envoi d’e-mails.
Le prestataire d’envoi d’e-mails peut traiter certaines données (adresse e-mail, contenu du message) hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types).
Durées de conservation
- dossiers et pièces déposées : pendant l’exécution de la formalité puis pendant la durée du contrat, puis au plus 12 mois après sa fin, sauf demande de suppression anticipée du cabinet ; à l’issue, les pièces sont effacées définitivement ;
- pièces supprimées par un utilisateur : conservées 30 jours dans une corbeille (restauration possible), puis effacées définitivement ;
- comptes utilisateurs : pendant toute la durée du contrat, puis 12 mois au plus ;
- factures et pièces comptables : 10 ans, conformément au Code de commerce ;
- journal d’activité : pendant la durée du contrat, puis 12 mois au plus ;
- preuve d’acceptation des conditions : pendant la durée du contrat, puis la durée de prescription applicable.
Sécurité
Delegalis met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexions chiffrées (HTTPS), cloisonnement des données entre cabinets, contrôle des droits d’accès à chaque fichier (aucun lien public vers les documents), session de connexion chiffrée et inaccessible au code de la page, limitation des tentatives, journalisation des actions et accès restreint du personnel.
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, ainsi que d’un droit à la portabilité de vos données lorsqu’il s’applique, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@delegalis.fr en précisant votre demande ; une pièce justificative pourra vous être demandée en cas de doute sur votre identité. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, www.cnil.fr).
Si vous êtes une personne dont les données figurent dans un dossier déposé par un cabinet (dirigeant, associé, mandataire…), adressez votre demande en priorité au cabinet concerné, responsable de traitement. Si vous nous l’adressez, nous la lui transmettrons et l’assisterons dans sa réponse.
Modifications de la politique
Cette politique peut évoluer, notamment pour tenir compte de changements juridiques ou techniques. La date de version figure en tête du document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs sont invités à en prendre connaissance et à l’accepter à leur prochaine connexion.